間瀬晃久氏とメール談義(4)
コンデ・ジャパンの間瀬晃久社長と電子メールの書き方について談義しました。今日は4回目ですね。今回もメールの本文についてお話をしていきます。
▼3行ルール
メールでは改行をうまく利用して読みやすさをアップする工夫が必要です。1行は50文字程度で1つの内容について3行にまとめるのが私のルールです。できれば行の横幅は綺麗に揃え、3行ずつで本文を構成していきます。横幅がガタガタなメールは見た目がスマートではありません。また、内容が4行以上にわたってしまいますと、文章が複雑になり、内容自体がわかりにくくなってしまいます。
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。シャープウェッジの山田です。
本日お電話でご相談を頂きました件ですが、調査を致しましたところ、
昨日私共が更新致しましたファイルに誤った
記述があることが判明致しましたので
確認不足でご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんが、早急にファイルを修正し、正常に表示されるようになりま
したことをご報告申し上げます。
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。シャープウェッジの山田です。
本日お電話でご相談を頂きました件ですが、調査を致しま
したところ、昨日私共が更新致しましたファイルに誤った
記述があることが判明致しました。
確認不足でご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。
早急にファイルを修正し、正常に表示されるようになりま
したことをご報告申し上げます。
▼結論は先に書く
ビジネスマンは忙しいのです。長文メールの末尾に結論が書いてあるとしたら、最後までメールを確認していかなければなりません。読み手の時間をできるだけ奪わないメールをつくるのが送り手のマナーです。メールの構成として、結論を先に書き、その後に背景や理由を書いていくのがスマートです。
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。シャープウェッジの山田です。
倉庫に在庫を確認しましたところ、先日の台風の影響により
配送に遅れが出ておりまして・・・
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結局のところ、○○様にお渡しする在庫が確保できました。
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。シャープウェッジの山田です。○○様にお渡しできる在庫が確保できました。
倉庫に在庫を確認しましたところ、先日の台風の影響により
配送に遅れが出ておりましたが・・・
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ご心配をお掛けし、誠に申し訳ございません。
