イベントが成功する条件2「3人の幹事」

雑感


24時間365日戦える営業マンを作りあげます。ホームページコンサルタントの山田直毅(なおたか)です。


今週は「このイベントが成功する条件」と題して、私が幹事の1人をつとめる「ホルモンと生ホッピーを楽しむ会」がなせ成功しているのかを紐解いていきます。


2つ目の条件は「幹事が3人いること」です。幹事は私と女性2人でやっています。この女性2人が美人さんなのもイベント成功のプチ条件になっています。


なんにしても、幹事は1人でやらない方が良いです。結構な事務処理や連絡処理がありますので、1人でやりますと当日までに疲れてしまいます。幹事の役割はこんな感じです。

  • 幹事1・・・集客　当日までの盛り上げ　当日の盛り上げ　お店との連携
  • 私・・・集客　当日までの盛り上げ　当日の盛り上げ　事務処理
  • 幹事2・・・事務処理　当日の会計(飲酒控えめ)　癒し

イベントには3つ欠かせないものがあります。1つ目はイベント会場、2つ目は集客、3つ目は(会計)事務処理です。これらのタスクを3人の幹事のチームプレイで絶妙にコントロールしています。ちなみに、飲みイベントですので、会計は「あんまり飲めない幹事」にお任せです。


幹事は当日お客様をもてなすことに力と情熱を注ぎます。オーダーをとったり、各テーブルに入り込んで、トークを盛り上げたり。それはテレビ番組をつくりあげるような感覚に近いです。「笑っていいとも」がつまらなかったら笑えません。「ホルモンと生ホッピーを楽しむ会」もつまらなかったら楽しむことができません。


さて、この3人がなぜ幹事をやっているかについて。実は以前この3人で、とある異業種交流会の役員を半年担当したことがありました。その縁でこのイベントの幹事を3人でやろう!という流れになりました。


その異業種交流会は毎週金曜日に開催されました。半年間で24回以上、会場との調整・集客・当日までにやること・当日の盛り上げなどをこなしてきました。そこで培ったスキルとチームワークがこのイベントに活かされています。


まとめますと、幹事は1人でやらないこと。イベント会場・集客・事務処理の3要素をチームワークでしっかり押さえること。