ビジネスメールマナーを教える理由

24時間365日戦える営業マンを作りあげます。ホームページコンサルタントの山田直毅(なおたか)です。

月に1回ビジネスメールマナーセミナーを開催しています。私がビジネスメールのマナーを何故教えているかをセミナーの冒頭でお伝えします。今日はそのお話を書きます

私のもとには毎日100〜200通のメールが到着します。迷惑メールやサービスからの通知メールを除くと、20〜30通返信しなければならないメールが残ります。1通返信するのに5分かかっていたら、100分〜150分の時間がかかることになります。時間にしたら2時間くらいです。メールに不慣れな方だったら2時間ではすみません。4時間、6時間・・・。想像したくないですね。

随分前に、とあるクライアントが残念なメールをいつも送ってくださいました。そのメールを見るたびに胃がムカムカとしたのを覚えています。そんな折、とある方が「山田さんのメールは読みやすい」とお褒めの言葉をくださいました。メールで悩んでいたので、その方に「どんなところが読みやすいのですか？！」と質問してみたところ、色々な気づきを得ました。

試しに、残念なメールを書くクライアントに、私が気づいたコツを少しずつ伝えていくことにしました。しばらくすると、「山田さんの言ったとおりにしたらお客様からほめられた」とその方に言われたのです。恐らく周りの方も同じ悩みを共有していたのでしょう。それ以来、その方から来るメールで胃がムカムカすることはなくなりました。

なるほど！と思ったのです。お客様の御用をきくだけが仕事ではないのです。やりにくいお客様だなと思ったら、しっかりと教えることも大切なのだということに気づきました。私のビジネスメールマナーセミナーを受けて、世の中から「残念なメール」撲滅運動に加わってくださる方を増やしたいのです。

メールは電話と違って相手をリアルタイムに拘束しません。しかし、メールで用件を伝えれば、その用件をこなすために相手の「時間」を奪うことになります。私は「時間」というものをとても大切にしています。相手の「時間」を奪うようなメールは書いてはいけない。これが私のビジネスメールマナー、そしてビジネスの基本スタンスなのです。