残業をしないコツ(実践編)[3]

TODOリストを作る

仕事では「段取り」が大事とよく言います。次に何をやるか悩みながら作業を進めると、時間をロスしてしまいます。悩むことなく、作業をこなしていくのが大切です。

• ○月○日にやらなければいけないタスク
• デイリータスク(毎日実施するタスク)
• ウィークリータスク(毎週実施するタスク)
• マンスリータスク(毎月実施するタスク)
• サムデイタスク(いつかやらなきゃいけないタスク)
• リマインドタスク(忘れちゃいけないタスク)

等をまとめておきます。翌日に実施するタスクはできれば前日に整理しておくと良いでしょう。前日実施がむずかしければ、通勤途中に携帯電話に入力して、会社の自分のメールアドレス宛に送っておくのも良いです。

1日の作業は詰め込みすぎないようにします。詰め込みすぎますと、イレギュラーなタスクを差し込まれた時点で残業が確定してしまいます。時間があまったら翌日優先度が高い作業を前倒しにしたり、ウィークリー/マンスリー/サムデイタスクを片付けるようにします。

どうしても作業が集中する日はやってきます。残業が必要な日もあるでしょう。(理想論ですが)TODOリストがしっかり出来上がっていれば、出社した時には「今日は残業しなければいけないんだ」と気づきます。仕事始めから残業がわかっていれば、ランチの時間をちょっと切り詰めてみたり、電話応対を他の人にお願いして集中できる時間を確保したりすることができます。

TODOリストサンプル
▼3/3------------------------------------------------
□A社見積作成
□打合せ:B社
□昨日の交流会の名刺交換お礼メール送信
□C社に素材手配状況確認
□接待:D社　伊東様
▼daily----------------------------------------------
□掃除
□メール対応
□twitterで練馬愛をアピールする
□同期：手帳スケジュール
□同期：グーグルカレンダースケジュール
□ブログ更新
□営業チームタスク管理
▼weekly---------------------------------------------
□名刺整理
□営業データ整備
□経理データ整備
□植物に水をあげる(水曜日)
▼monthly--------------------------------------------
□請求書作成(今度は3/25)
▼someday--------------------------------------------
□阿部さんと飲む
□自伝を書く
□練馬えきちゃをリニューアル
▼remind--------------------------------------------
□山田さんに依頼したX社の見積