間瀬晃久氏とメール談義(2)

コンデ・ジャパンの間瀬晃久社長と電子メールの書き方について談義しました。今日は2回目ですね。メールのタイトルについてお話をしていきます。メールは飛び道具です。メールを受け取った側はすぐに対応しなければいけないような気持ちになることがしばしばあります。タイトルを具体的にするだけで、相手の負担を下げることができます。

▼具体的なタイトルをつける
よく受け取るのが挨拶がタイトルになっているメールです。「おはようございます」「ありがとうございます」といったタイトルは出来れば避けたいです。ビジネスメールであれば、挨拶だけが用件ということはほとんどないでしょう。例えば、昨夜ご馳走になった御礼を伝えるのであれば「昨夜はごちそうさまでした」と書くのが良いです。文章ではなく「昨夜の御礼」と体言止めにすると、簡潔な上に、何を言いたいのかすぐにわかるようになります。見積を提出するのであれば「○○のお見積提出」といった具合に、タイトルを見ただけで内容が想起できるか否かが大切なポイントになります。

▼返信時のタイトルのつけ方
1通のメールで何回も互いにやり取りをするケースがあります。何回もやり取りをするうちに、どのメールにどの内容が書いてあったかわからなくなることがしばしばあります。しかし、相手の付けてくださったタイトルを勝手に変えてしまうのも失礼なもの。こんな時は、メールのタイトルの末尾に右矢印をつけて、こちらの伝えたい事を付け加えるのがおすすめです。複数回やり取りをするのであれば、矢印の右側だけを変えていくことで対応できます。タイトルを見ただけで内容が想起できるように、返信時のタイトルにも気を遣いましょう。

「見積書のご提出」　→　「見積書のご提出→確かに受け取りました」
「見積書のご提出→確かに受け取りました」→「見積書のご提出→2点確認させてください」

▼タイトルに社名と名前をつける
タイトルがとても短い場合、例えば「名刺交換御礼」のように10文字に見たない場合は社名と名前をつけるとアクセントになります。

名刺交換御礼(シャープウェッジ山田)

会ったときの印象がよければ「お!!山田さんかぁ♪」と思ってくださるに違いありません。

間瀬晃久さんの記事が「サンパウロ」新聞に乗っていましたのでご紹介します。
http://www.saopauloshimbun.com/index.php/conteudo/show/id/1424/menu/10/cat/95