間瀬晃久氏とメール談義(1)

コンデ・ジャパンの間瀬晃久社長と電子メールの書き方について談義しました。その内容を少しずつ小出しに書いていきます。

電子メールは大変便利なものです。郵便で届ける「手紙」が発展して(間は端折りますが)「電子メール」が登場し、物理的な制約や時間的な制約がなくなりました。いつでもどこでもすぐに相手に届く連絡手段となりました。その便利さ故に気軽に送ってしまうのですが、その気軽さが「気を遣わないメール」を生み、迷惑なメールが多くなっているのではないかと私は感じています。

今日の記事では準備編として「送信元名の設定」と「署名の設定」について書きます。

▼送信元名の設定
時々、メールの送信元名が苗字だけになっている方を見かけます。私だったら「山田」だけが送信元名に設定されている状態です。メールを受信しますと一覧画面に送信元名とメールタイトルが表示されます。こんな感じです。

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山田　　　昨日の件

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正直これは勿体無いと思います。私の送信元名は「山田直毅(シャープウェッジ)」となっています。どこの誰かが明確になっています。会社名をつけるのは会社専用のメールアドレスだからですが、どこの誰がしなのかをメール一覧画面だけでハッキリさせることができます。手紙を封筒で送るときはしっかりと住所と名前を書きます(少なくともそう教わってきました)。それはメールでも変わりません。

▼署名の設定
メールの末尾には署名を含めることが一般的になっています。これは大体の方がそうしているのですが、署名は末尾の文言だけを設定するためだけに存在している訳ではないのです。私の場合は、メールの書き出しの常套句を署名に設定しています。常套句は「いつもお世話になっております。シャープウェッジの山田です。」

１日に３０通、多い日には５０通を超えるメールを書きますが、そのたびにこの一文を打ち込むのはなかなかしんどいものです。タイピングスピードが遅い方ならなおさらでしょう。それならば、予め署名に設定しておいて、文章に必要がなければ削除したり、「お世話になっております。」を「おはようございます。」等に差し替えてメールを書き始めるのがオススメです。

また署名欄のお名前に是非フリガナを振ってください。私の名前は山田直毅です。一般的には「なおき」と読むはずですが、「なおたか」と読みます。相手の名前の読み方がわからないときは、まず名刺を見ます。名刺をみてもわからないときはメールの署名をみます。フルネームは必要ないと感じている方が多いのかもしれませんが、ビジネスをやっているとフルネームで相手を指したり、呼ぶタイミングが多くあります。その時に相手が困らないように配慮することも署名の一つの役割と言えます。